OpenDesk – ein Kandidat für die „europäische Cloud“?

Im Oktober 2024 kam ein neues „Produkt“ auf den Markt. OpenDesk wurde in der Version 1.0 präsentiert (Details sind hier nachzulesen). Da hatte ich das erste mal Kontakt damit, wobei ich gestehen muss: diesen nicht ordentlich zu würdigen gewusst.

Doch was darf man von OpenDesk nach 1,5 Jahren erwarten? Schließlich handelt es sich noch immer „nur“ um eine Zusammenführung mehrerer Produkte die die meisten schon kennen.

kleine Abgrenzung:

Im wesentlichen stellen wir hier die Community vs. der lizenzierten dar, den genau hier gibt es den (noch) wesentlichsten Nachteil: Es ist aktuell (Feb.2026) noch nicht bekannt wie man innerhalb von OpenDesk zu den Enterprise-Versionen kommt. Die Ausschreibung dazu wurde vom ZenDis verschoben.

Was relativ bald auffällt und vorweg erwähnt werden sollte: OpenDesk konzentriert sich auf die Verwendung einer (1) DNS-Domain. Wem dies reicht, findet in OpenDesk eine Sammlung an Tools die aktuell wenig Wünsche offen lassen.

Ich habe in Vergangenheit so ziemlich jedes der enthaltenen Programme als „stand alone“ bzw. „konventionell“ installiert und da findet man den einen oder anderen Unterschied zur Verwendung in OpenDesk. Diese Unterschiede und was einen erwarten darf, hab ich hier mal zusammengeschrieben.

Univention (= Portal)

Der bekannte UCS-Server bildet die Drehscheibe für Benutzer und Zugriff im allgemeinem. Hier werden die Benutzer festgelegt und falls gewünscht die AD-Ressourcen festgelegt. Innerhalb des eigenen Unternehmens kann man damit somit also einen AD-Server ablösen. In der Community-Edition (aka Core-Edition) liegt die Limitierung nicht im Produktinhalt, sondern in der Möglichkeit Updates & Support zu erhalten. Es sind 6 Monate Updates enthalten und man ist auf den Community-Support angewiesen. Das Anlegen von Benutzern ist gewohnt unauffällig und es können – wenn man möchte – pro Benutzer/Gruppe die verfügbaren OpenDesk-Produkte freigeschalten werden.

NextCloud (=Files)

Wer kennt sie nicht – die NextCloud ist für viele die Lösung wenn es um „private cloud“ geht.    Allerdings kommt hier nicht die vollständige Version zum Einsatz, sondern „NextCloud AIO“ (aka „all in one“). Diese ist darauf ausgelegt einfach und schnell eingerichtet zu werden. Diesem Anspruch gerecht werdent, hat der Hersteller selbst schon in vielen Codeteilen die Möglichkeit für mehrere Domänen entfernt! Passt in das abgerundete Bild von OpenDesk, aber eventuell nicht in das Gedankenbild eines aktuellen Anwenders einer „konventionellen“ Installation von NextCloud.

Hier wird der Anwender/Administrator auch gleich die ersten Plugins und/oder Tools nachzuinstallieren. Jedoch wird er überrascht sein, dass beim nächsten Update von OpenDesk diese Tools wieder weg sind. Das liegt an der Art und Weise wie OpenDesk ausgerollt wird. Was in seinen Konfigurationen nicht enthalten ist, wird beim Aktualisieren schlicht nicht berücksichtigt. Wer also vergisst diese beim Update von OpenDesk zu berücksichtigen, muss diese erneut installieren. Die Konfiguration der Tools bleibt beim Update von OpenDesk erhalten, sofern es sich nicht mit Standarteinstellungen von OpenDesk in Konflikt gerät. Bis dato musste ich „nur“ die Apps nachinstallieren (z.B: external Storage) aber nicht erneut einrichten, da die Konfiguration sofort wieder aktiv wurde nachdem die APP wieder installiert war.

Wem z.b: Talk gefallen hat, der wird sich entweder an Jitsi & Matrix gewönnen müssen, oder er deaktiviert diese in den Konfigurationen von OpenDesk. Ich habe persönlich keine Präferenz, wobei ein gut eingerichteter Jitsi & Matrix schon eine andere Liga sind als die leichtgewichtigen Lösungen innerhalb von NextCloud. Nicht falsch verstehen: NextCloud Talk soll hier nicht schlecht geredet werden – die Lösungen haben sich wirklich gut entwickelt und sind bei mehreren (kleineren) Kunden im erfolgreichen Einsatz. Ich meine es wirklich im Sinne von „andere Liga“…

Was bei Talk zutrifft, ist auch bei Kalender & Kontakten so umgesetzt. Diese werden von Open-XChange beigestellt.

Eine Integration möchte  jedoch hervorheben: Wenn es auch ein eventuelles Armutszeugnis für mich selbst ist, aber eine solch unkomplizierte Intetgration wie die des Collabora-Servers hab ich noch nicht installieren dürfen. Daran sieht man meines Erachtens auch was hinter OpenDesk steckt: eine Installation die – wenn sie mal läuft – auch wirklich stabil läuft. Ich habe auch ein Updateszenario durchgespielt und die Versionen waren vor wie nach dem Update so wie sie sein sollten.

Dokumente Online zu bearbeiten war lange Zeit (einem) anderen Anbieter Vorbehalten. Collabora hat sich in der Zwischenzeit zu einer guten Alternative hochgearbeitet. Den Durchbruch – aus meiner Sicht – erhielt es, als 2023 die Beschränkung der Sitzungen gelöst wurde. Ich habe einige Dokumente bearbeitet, erstellt und angepasst. Kein Patzer – keine Verschiebung des Layouts – keine Auffälligkeiten im Arbeiten mit Dokumenten. So soll Online sein….

Open-XChange (=Mail / Kalender / Aufgaben / Kontakte)

Diese Integration deckt Themenseitig eigentlich am meisten ab. Ungewohnt hübsch (für mich) präsentiert sich ein unkomplizierter WebMail-Client der keine Wünsche offen lässt. Ich gebe zu – ich komme eher von der MailCow-Ecke. So zu lesen ist, lag dem Entschluß für Open-XChange die einfachere Installierbarkeit mit Kubernetes zugrunde. So nebenbei werden Kalender / Kontakte / Aufgaben von Open-XChange beigestellt. Zur einfacheren Handhabbarkeit wurden diese im Portal herausgestellt um nicht immer erst in den Mailteil gehen zu müssen um einen Termin einzutragen. Top….

Was hier in der Community-Version fehlen wird, ist die Integration von ActiveSync. Die gäbe es (zumindest beim Originalprodukt) erst mit einer Enterprise-Lizenz. Mal sehen ob OpenDesk daran etwas ändern wird/kann.

(Bin aktuell noch am austesten der Einstellungen und wo man was „drehen“ kann um zu einem noch perfekterem Benutzererlebnis kommt)

OpenProjekt (= Projekte)

Etwas länger her war mein Kontakt mit OpenProjekt und ich muss gestehen: So einen umfassenden Funktionsumfang hatte ich nicht mehr im Kopf. Einfache Projekte sind – das erkannt relativ bald – damit sehr effektiv abwickeln. Ich sehe aktuell keinen Grund für kleine Aufgaben/Projekte ein anderes Produkt zu verwenden. Die berühmt/berüchtigten Excel-Tabellen wird es jedenfalls ablösen können.

Sollten dann die Fragen ob der Lizenzierung geklärt werden, so kämen noch Teamboards; Unterprojekte; Kanbanboards usw. usf. dazu…

XWiki (= Wissen)

Eine Wissensdatenbank zu haben, hat sich bei vielen meiner Kunden als mittlerweile unverzichtbarer Bestandteil der internen Prozesse entwickelt. In einigen Variationen wurden diese installiert und werden bis heute gepflegt. Einfach & Simpel wie es sein soll. Sehr schön hat mir der PDF-Export gefallen, denn ich bei dem einen oder anderem Ableger vermisst hatte.Auch das versenden per Mail ist integriert. Schön…

Bei XWiki gibt es keine Funktionseinschränkungen in der Communitylizenz.

 

Jitis (= Videokonferenz)

Meine heimliche Leidenschaft sind Videokonferenzen. Was hab ich schon alles installiert: BBB – Talk – ganz früher Ekiga und natürlich auch Jitsi. Bisher als eher leichtgewichtige VK-Lösung bekannt. In OpenDesk hat die Firma Nordeck offenbar Federführung die Entwicklung vorangetrieben und bietet auch Support auf Enterprise-Level an. Inzwischen liest man von 75 gleichzeitigen Benutzern in einer Konferenz. Ich denke das reicht für viele KMU’s / Teams alle mal aus und sind wir ehrlich: Man klickt sowieso nur noch den Link an und nimmt an einer Konferenz teil. Egal wo diese stattfindet. Da ist es so nebenbei schön zu wissen, dass die übertragenen Bilder so sicher wie zu Hause sind. 

Matrix (= Chat)

Als einen alten Bekannten darf ich Matrix ansehen. In gewohnter Manier präsenstiert sich die Integration von Matrix, kurz als „Chat“ deklariert. Ich bin persönlich gespannt wie sich die Verschlüsselung darbietet. War zumindest bisher immer wieder ein Grund warum Mitarbeiter nicht mehr auf Ihr Chats zugreifen konnten. Dem kann man natürlich vorbeugen, aber es bedarf halt guter Planung und Schulung. Was mich aktuell etwas verblüfft ist der Videoteil im Chat. Der dürfte tatsächlich nicht von Jitsi kommen. Mal sehen ob ich da noch mehr rausfinde…

 

Notes (= Notizen)

Für mich neu war der „Notizblock“ von OpenDesk. Kein Wunder, ist er doch ein dafür entwickeltes Produkt, dass mich sehr überrascht – ich möchte sogar sagen: begeistert hat. Notizen recht simpel erstellen; Checklisten super einfach. Ordnen der einzelnen Abschnitte ohne umständliches Copy & Paste. Was mir aktuell fehlt ist die Möglichkeit eingefügten Code als solchen zu deklarieren. Im Entwicklerforum fand ich zwar (recht alte) Hinweise dass es das deklarieren als Code gibt, aber im aktuellen Editor vermisse ich den…